Pitkä vai lyhyt ansioluettelo - miten rekrytointijärjestelmät toimivat?
Ne jotka ovat joskus käyneet kuuntelemassa some työnhaku - luentojani, ovat takuulla kuulleet tarinoita erilaisista rekrytointijärjestelmistä. Järjestelmät ovat sinänsä erittäin hyviä kun niitä osaa käyttää, mutta niissä on myös omat haasteensa ja rajoitteensa. Paljon (120+) rekryjärjestelmiä tai oikeammin ATS-järjestelmiä (Applicant Tracking System, usein kutsutaan CV-tietokannoiksi) yksityiskohtaisesti läpikäyneenä voin todeta että oheisen linkin (http://www.hs.fi/paivanlehti/24052015/a1432264727569) kautta löytyvässä jutussa ollaan aivan oikeilla jäljillä, mutta kommentit eivät oikein anna oikeaa kuvaa järjestelmien toiminnasta ja käytöstä.
Rekrytointijärjestelmien yksi harvoista perusominaisuuksista - joka toistuu tasan tarkkaan kaikissa läpikäymissäni järjestelmissä - on se tapa jolla hakijoita rankataan toisiaan vasten. Kun hakijat (tai esim. järjestelmässä/tietokannassa olevat avoimet hakemukset) on syötetty tai hakuprosessissa ohjattu syöttämään tietonsa yrityksen tietokantaan, tehdään hakijoista joillakin kriteereillä ranking-järjestys, eli ansioluettelot (=hakijat) laitetaan yhdenlaiseen paremmuusjärjestykseen. Mitä enemmän hakemuksia, sitä todennäköisemmin niitä järjestellään eri tavoin. Jos taas kyseessä on pieni yritys tai vähän hakijoita, niin siihen ei tarvita automatisoituja työkaluja tai tietokantoja. Myös yrityksen sisäinen prosessi on monesti hieman erilainen siinä miten ja missä vaiheessa hakemuksia käsitellään manuaalisesti tai jonkun sähköisen järjestelmän avustamana. Jos hakemukset pyydetään syöttämään johonkin järjestelmään, on siellä aina jonkunlainen tietokantatyökalu käytössä jolla hakijoita/hakemuksia voidaan rankata tai muuten käsitellä.
Se miten ansioluettelot/hakemukset rankataan, perustuu kaikissa järjestelmissä perustasolla vain siihen, montako kertaa etsityt asiasanat henkilön ansioluettelosta löytyvät. Näin siis perustasolla kaikissa järjestelmissä. Jos rekrytoija laittaa kriteeriksi esim. "kokki JA tampere", niin kaikki ansioluettelot joissa nämä kaksi sanaa toistuvat, otetaan hakutuloksiin mukaan, ja keskinäinen järjestys tulee sen mukaan miten monta kertaa ne on toistettu. Jos rekrytoija taas asettaa kriteeriksi että hakijan täytyy asua 50 km säteellä toimipisteestä jossa työ tehdään tai hakemus on syötetty järjestelmään viimeisen 2 kk aikana tai että sanalla "Kokki" on suurempi painoarvo, niin hakutulokset näyttävät erilaiselta. Jos työpaikkailmoituksessa on etsitty ihmisiä joilla on tulityökortti tai hygieniapassi ja ne voidaan järjestelmään jotenkin kirjata, niin niitä voidaan totta kai käyttää myös kriteerinä hakemuksia käsitellessä. Mitä kalliimpi ja hienompi järjestelmä, sitä enemmän kriteerejä suodattaa tai järjestellä hakutuloksia, mutta perustasolla kaikissa on sama tapa rankata ihmisiä toisiaan vastaan.
Sillä millainen järjestelmä yrityksessä on (jos lainkaan) käytössä tai miten se toimii, ei pitäisi hakijan kannalta olla mitään merkitystä. Eikä sillä varsinaisesti olekaan. Hakija ei myöskään tiedä miten hänen hakemustaan tai ansioluetteloaan käsitellään, eikä pitäisi tarvita tietää tai välittää.
Pääasia on ymmärtää, että mitä tiiviimpi ja räätälöidympi ansioluettelo on, sitä huonommat mahdollisuudet hakijalla on tulla löydetyksi tietokannasta - erityisesti avoimia hakemuksia vastaan. Mitä pidempi ja monipuolisempi ansioluettelo, sitä enemmän siinä luontaisesti toistetaan osaamista kuvaavaa sanastoa, ja mahdollisuus tulla löydetyksi nousee. Siis avoimella hakemuksella on periaatteessa enemmän mahdollisuuksia tulla löydetyksi, kun siinä käytetty sanasto on monipuolisempaa ja yleisempää kuin tiettyyn paikkaan ja osaamiseen räätälöidyllä ansioluettelolla. Avoin hakemus on myös paljon usemmin pitkä kokonaisuus eikä tiivistelmä.
Kun kuitenkin monesti työnhakijoita ohjeistetaan hakemaan räätälöidyillä, tiivistetyillä ansioluetteloilla, on se ristiriidassa tämän ohjeen kanssa. Miksi näin?
Jos tänä päivänä päätyisin itse hakemaan töitä, tekisin sitä aina kahdella dokumentilla. Toinen niistä olisi räätälöity ja tiivistetty dokumentti, jossa korostetaan juuri niitä asioita ja osaamisia joita työpaikkailmoituksessa on listattu. Pitäisin huolen siitä että kaikki mainitut osaamiset on jollain tasolla listattu myös ansioluettelossani, ainakin kertaalleen. Jos pystyisin tekemään tästä dokumentista jonkinlaisen visualisoinnin, niin sitä parempi. Graafiset ansioluettelot saavat osakseen merkittävästi enemmän huomiota perinteisiin musta-valkoisiin A4:siin verrattuna. Niitä luetaan - tai joudutaan lukemaan - pidempään ja tarkemmin että osaaminen voidaan tunnistaa, ja toisaalta ne voivat jäädä positiivisesti mieleen. Joskus räätälöinti vaikuttaa positiivisesti siinä, että hakija vaikuttaa erittäin motivoituneelta hakemaan juuri tätä tiettyä paikkaa, kun visualisointiin on nähty aikaa ja vaivaa. Tämän visualisoinnin tarkoitus on jollain tavalla houkutella rekrytoija tutustumaan minuun ja osaamiseeni tarkemmin kuin vain lyhyen vilkaisun verran.
Kun hakemuksia tulee paljon, on useampikin rekrytoija sanonut käyttävänsä yksittäiseen ansioluetteloon tai hakemukseen vain 6-10 sekuntia. Tässä ajassa ei missään nimessä ehditä perehtyä hakijan osaamiseen, vaan yhdellä vilkaisulla pitää pystyä päättelemään täyttääkö hakija kaikki nimelliset kriteerit päästäkseen läpi tästä ensimmäisestä seulasta. Jäljelle jääneisiin voidaan käyttää reilummin aikaa ja kunnolla perehtyä osaamiseen, mutta kun hakemuksia tulee useita satoja tai pahimmillaan tuhansia, niin alkuvaiheessa pyritään vain pääsemään perille siitä, täyttääkö hakija annetut nimelliset kriteerit vai ei, eli pääseekö hän läpi ensimmäisestä seulasta vai ei. Siksi tiivistetty muoto, että rekrytoijan on helpompi suoraan todentaa täyttääkö hakija annetut minimikriteerit vai ei. Jos emme tässä vaiheessa pysty vakuuttamaan siitä että meihin ja osaamiseemme kannattaisi tutustua tarkemmin, niin peli on tämän haun kannalta pelattu, sorry! Ja tosiaan hakemuksia voi tulla hurjia määriä, sekä Oulussa että Helsingissä on tullut vastaan positioita joihin on tullut yli 4000 hakemusta yksittäiseen työpaikkaan...
Se toinen dokumentti jonka lähettäisin, olisi laaja esitys osaamisestani, työhistoriastani, koulutuksistani, harrastuksistani, jne. Laaja ansioluettelo, jossa tulee luontaisesti toistettua osaamista kuvaavaa sanastoa. Tämä dokumentti ei ole tiettyyn mittaan puristettu, siinä ei ole rajoitteita vuosien tai sivujen mukaan, vaan siitä tulee niin pitkä kuin mitä osaamiseni kuvaaminen vaatii. Joissain järjellisissä mitoissa, totta kai. Olen vuosien varrella saanut eteeni 17-sivuisen ansioluettelon jossa ei ollut mitään järkeä ensisilmäyksellä, mutta jonka lähettäjä paljastui alansa ehkä kovimmaksi osaajaksi globaalisti, ja oli sen osaamisensa hyvin yksityiskohtaisesti kuvannut. 17-sivua on järjetön kokonaisuus, mutta se opetti minulle sen, ettei osaamista voi rajata tiettyyn sivumäärään tai vuosiin, vaan joskus siihen tarvitaan enemmän tilaa ja toisaalta aikaa osaajaan tutustumiseen että ymmärtää kuka on se paras hakija. Sanoisin että järkevä pituus on maksimissaan 4-5 sivua, joka on jo melko pitkä mitta osaamisen esittelyyn, ja viimestään tässä mitassa on syytä tiivistää osaamistaan niihin olennaisiin. Tuon 17-sivuisen jälkeen vastaan on tullut myös 23-sivuinen ansioluettelo, mutta se ei missään nimessä enää palvellut asiaansa.
Jos lyhyellä, tiivistetyllä ansioluettelolla on tarkoitus vakuuttaa rekrytoija siitä että meillä on vaadittu osaaminen hyvin lyhyen tutustumisenkin perusteella, niin tämän pitkän kokonaisuuden haluaisin päätyvän yrityksen rekrytointijärjestelmään, sillä sieltä löydetyksi tuleminen (esityisesti tulevissa hauissa) vaatii runsasta sisällöntuotantoa, koska perustasolla vain määrä ratkaisee. Emme voi tietää millä sanoilla meitä tullaan etsimään, mutta voimme varmistaa löydetyksi tulemisen juuri niillä itse valitsemillamme asiasanoilla, ja löydetyksi tulemisen mahdollisimman korkealla hakutuloksissa. Jos ajatellaan että osaamisemme tulee jollain kriteereillä rankatuksi sijalle 70. yli 850 hakijan joukosta, niin mitä se tarkoittaa? Se tarkoittaa että meihin ei tulla olemaan yhteydessä, turha odottaa haastattelupyyntöä. Jos itse menet googlettamaan oikeastaan mitä tahansa asiaa, et takuulla mene sivulla 7. löytääksesi mielenkiintoisia tuloksia, vaan jos etsimäsi asia ei näytä löytyvän sivujen 1-3 tuloksista, teet todennäköisesti toisen haun hieman eri sanoilla. Miksi siis rekrytoija kävisi läpi ansioluettelomme (ainakaan yhtä tarkkaan) kun edellämme on 69 hakijaa joilla näyttäisi olevan vaadittu/haettu osaaminen paremmin hallussa? Hae siis töitä kahdella dokumentilla, joista toisen miellyttää rekrytoijan silmää ja minimalistisia resursseja, ja toisen tehtävä on auttaa siinä että tulet löydetyksi sieltä rekrytointijärjestelmästä tai CV-tietokannasta.
2000-luvun alkupuolella tuli vastaan jonkun verran kikkailua perustuen juuri tähän asiasanoilla kikkailuun. Hakijat kirjoittivat valkoisella fontilla pitkiä listoja asiasanoja ansioluetteloonsa, ajatuksena että tietokannasta etsittäessä he tulevat näillä sanoilla löydetyksi, mutta samaan aikaan ansioluettelo näyttää tiivistetyltä kokonaisuudelta lukijalle. Ja totta kai siinä kävi niin, että valkoinen fontti kääntyikin joissain järjestelmissä tai eri ohjelmalla avattaessa mustaksi, jolloin ansioluettelo oli yhtä sillisalaattia ja aivan lukukelvoton. Älä siis kikkaile!
LinkedIn toimii perustasolla aivan samalla tavoin kuin rekrytointijärjestelmät. Vain määrä ratkaisee. LinkedInissä on toki muitakin kriteerejä sille kuka hakutuloksissa rankkautuu millekin sijalle, ja LinkedInin sisäinen hakualgoritmi jolla profiileista asiasanoja etsitään muuttuu tasaisin väliajoin, mutta perustasolla se seikka johon voimme vaikuttaa riippumatta siitä kuka meitä hakee, millä osaamisella, tai miten hakualgoritmi toimii, on runsas ja monipuolinen sisällöntuotanto. Ja LinkedInin kautta tehtyjen suorahakujen määrä on kasvanut hurjasti viimeisen parin vuoden aikana.
//Tom